Thiết kế văn phòng mới của Cisco đã tạo được sự thay đổi và hoàn thành khác rất xa so với cung cách làm việc trước đây. Cũng như nhiều công ty toàn cầu khác, việc gia tăng và thay đổi môi trường làm việc có ý nghĩa sống còn không chỉ với Cisco mà còn nhiều công ty khác nhau trên nhiều lĩnh vực khác nhau.  Công ty không chỉ hoạt động 8 tiếng vàng ngọc nữa mà cần đòi hỏi thời gian làm việc với các không gian nội thất văn phòng trên thế giới với nhiều múi giờ khác nhau, thời gian mở văn phòng làm việc từ 6h sáng đến 11h đêm, thậm chí còn hơn thế. Thêm nữa, tính phức tạp của kinh doanh đi kèm với đó là công nghệ đòi hỏi sự trao đổi, hợp tác không chỉ là diễn ra trong phạm vi 1 tòa nhà mà còn trên toàn các văn phòng khác trên toàn thế giới. Nhân viên trong văn phòng cũng thường xuyên rời khỏi chỗ ngồi để có thể tham gia vào các cuộc thảo luận, họp nhóm nhiều hơn.
 
Sử dụng hệ thống tai nghe Bluetooth, các nhân viên trong văn phòng dễ dàng trao đổi với nhau theo 1 phương thức IP rất tiết kiệm.
 
Với văn phòng truyền thống, các chỗ ngồi nhân viên là mặc định trong một không gian, các sếp văn phòng sẽ có chỗ ngồi riêng rẽ và kín đáo, thường là 1 phòng riêng. Cũng rất giống với nhiều công ty, tại văn phòng Cisco thường bị vướng vào 2 điểm bất lợi:
- Phòng họp luôn bị quá tải do sự làm việc nhóm hoặc họp.
- Các chỗ ngồi bố trí cho từng nhân viên cũng vì thế mà luôn trống (lên đến 65%)
Với nhận định như vậy, phó chủ tịch tập đoàn Cisco phát biểu: "không ai đi thiết kế văn phòng và đầu tư một văn phòng với các không gian làm việc thường bị bỏ trống, chúng tôi thấy rằng với các văn phòng truyền thống là sự lãng phí về tài nguyên trong đó chi phí cho diện tích bỏ trống là một khoản đáng kể”
 
Đồ dùng văn phòng có thể di chuyển dễ dàng giúp các cuộc nói chuyện riêng và chung rất tiện lợi
 
Mục tiêu của Cisco khi thiết kế văn phòng mới sẽ là không bố trí một không gian diện tích cố định cho các nhân viên nữa, thay vào đó là sự cần thiết của từng cá nhân bộ phận đi kèm với đó là các công nghệ trang bị cho các khu vực này. Với cách bố trí này Cisco thay đổi cách làm việc truyền thống, họ chỉ cần ra mục tiêu và thời gian cho nhân viên, việc nhân viên của họ thực hiện ở đâu trong văn phòng là tùy các nhân viên này miễn là chất lương, tiến độ và hiệu quả công việc đảm bảo. Ngay sau khi thay đổi phong cách làm việc trong văn phòng mới, hiệu quả công việc và sự hài lòng của nhân viên tăng lên rõ rệt.
Nhận định về việc này, ông Nguyễn Quang Tuân phó giám đốc công ty Nội thất TNC - đơn vị chuyên thiết kế thi công văn phòng tại Hà Nội, một trong các công ty hàng đầu về thiết kế và thi công văn phòng cho rằng, với việc phát triển nhanh và mạnh như của Cisco, việc gia tăng không gian làm việc không thể đáp ứng được khi mà nhu cầu tăng nhân viên liên tục và đòi hỏi rất tốn kém kinh phí và thời gian. Với một văn phòng mới, chỗ ngồi sắp xếp linh hoạt, đặc biệt là các văn phòng nhiều nhân viên kinh doanh, tỷ lệ nhân viên cho 1 chỗ ngồi có thể lên đến 6 lần.
Ngay sau khi có sự thiết kế điều chỉnh văn phòng mới, ta hãy xem sự tương tác của các nhân viên cũng vì thế mà thay đổi theo:
- Các nhân viên đôi khi cần một không gian yên tĩnh để tập trung suy nghĩ
- Họ cần một khu vực tủ riêng để cá đồ cá nhân như trang phục, ví, tài liệu, cơm trưa…
- Khi cần trao đổi với khách hàng họ sẽ cần không gian phòng họp thậm chí các nhân viên chỉ cần một không gian mở nơi sự trao đổi trở lên thoải mái và nhanh chóng.
 
 
 Những không gian dành cho tủ rất quan trọng trong xu hướng thiết kế văn phòng mới
 
Một số gơi mở cho xu hướng thiết kế:
Khu vực hành chính: Kết nối không dây wifi, có thể kết nối vào mạng chung công ty. Chỉ có các nhân viên hỗ trợ hành chính mới có chỗ ngồi cố định và máy tính cố định vì như vậy khi liên lạc với bộ phận này, các bộ phận khác sẽ biết phải tìm họ ở đâu.
Không gian làm việc kết nối: Được thiết kế bắt mắt với màu sắc, không gian diện tích khác nhau, nơi đây mọi người có thể làm việc, gặp gỡ, trao đổi. Việc bỏ các không gian ngăn cách sẽ làm tăng diện tích đồng thời giúp cho anh sáng tự nhiên vào phòng nhiều hơn, điều này có lợi cho sức khỏe của nhân viên. Các không gian làm việc được thiết kế sao cho đáp ứng được nhiều đòi hỏi của một văn phòng vốn có như:
- Các chấu kết nối giúp cho mọi nguoiwf dễ dàng kết nối các thiết bị vào mạng để làm việc
- Chấu kết nối điện thoại
- Thiết bị nghe nói để hỗ trợ máy tính thành điện thoại gọi qua mạng
- Một số màn hình máy tính ở một vài bị trí
Với cách bố trí như thế này, nhân viên có xu hướng làm việc không cố định tại một vị trí trong 1 ngày. Ví dụ với một lãnh đạo, buổi sáng ông thường ngồi phòng họp nhỏ để nói chuyện với các nhân viên dưới quyền, sau đó ông chuyển đến một vị trí yên tĩnh đề ngồi tập trung làm việc, trong ngày việc thay đổi tiếp tục tiếp diễn khi ông chuyển tới làm việc tại phòng thư viện, hoặc vị trí làm việc mới.
 
Một số kết quả ghi nhận:
1. Hiệu quả với nhân viên
Công ty Cisco ghi nhận một số thành quả minh chứng cho sự hiệu quả và tiện lợi của không gian làm việc mới. Sự hiểu quả thể hiện bằng việc tăng năng suất làm việc lên nhiều lần và sự hài lòng hơn nữa đến từ nhân viện. Sự hiệu quả công vieejc là chìa khóa của thiết kế một văn phòng mới với không gian linh hoạt, tiết kiệm chi phí chỗ ngồi và các chi phí khác đi kèm.
2. Hiệu quả từ tiết kiệm chi phí đầu tư
Một số hiệu quả do tiết kiệm từ đầu tư và chi phí vận hành được công ty Cisco ghi nhận như sau:
Chi phí thuê văn phòng: 37%
Chi phí đầu tư xây dựng: 42%
Chi phí vận hành: 37%
Đồ đạc văn phòng: 50%
Chi đầu viễn thông: 40%
Dây cáp và đầu cáp:         60%
Thiết bị mạng máy tính: 50%
NEXT STEPS
3. Nhận xét:
Hiệu quả đầu tư vào văn phòng mới theo phong cách hiện đại có thể thấy rõ thông qua việc đánh giá văn phòng Cisco, đó không chỉ là tiết kiệm chi phí mà còn sự làm việc hiệu quả của toàn bộ hệ thống. Việc thiết kế văn phòng này cũng đòi hỏi đội ngũ thiết kế nắm vững chuyên môn bao gồm từ thiết kế tiêu chuẩn cho các không gian, thiết kế hệ thống điện điện mạng từ đó mới hình thành ra một văn phòng mới đúng nghĩa được. Thông qua một không gian văn phòng mới, từ đó công ty của bạn cũng sẽ hình thành lên một văn hóa làm việc mới, biết đâu đó lại là sự thúc đẩy cho sự phát triển của công ty bạn trong giai đoạn mới lên tầm cao mới.